效率提升笔记:新一天的工作,从科学计划开始

2016-10-24

保持自控力、建立一个新的良好习惯如此困难。正确的方法不是时时使用意志力,透支意志力,而是了解自己注意力、自控力的规律,做出科学的计划,让完成复杂任务的成本和难易程度大幅下降。

为什么需要科学地计划

心理舒适区

水总是自然地奔向更低的小溪、阻力更小的河道;同时,长时间的流淌冲刷,会让小溪更深更宽、河道阻力更小,从而越来越多的水流向这里。人脑的神经通路就像是一条条小溪河流,而注意力和自控力就像是河道里流淌的水。

很多人在工作台前是这样开始一天的:一大早坐在电脑前,明明有一堆很多任务事项需要完成,但却点开了网页,刷了微博、看了新闻、登了知乎……不知不觉一两个小时过去,该吃中午饭了……

注意力轻易转到网页上去,是因为它们几乎没有什么门槛,这些神经通路的“河道阻力最小”;强行把注意力转移到工作上并不会有好效果,尤其对脑力工作者,很多任务事项比较有门槛,完成任务的难易程度离心理舒适区很远,已经到达心理恐慌区。这时候,本能地选择不造成恐慌的舒适活动就是大概率事件;就算调用意志力强行工作,只会让自控力快速消耗和透支;而意志力储量是有限的,随之而来的是更久的娱乐活动,不干正事。

解决方法是降低工作的门槛,尤其是降低刚开始工作时的难度。这绝对不是说先从最容易的收发邮件开始——这样很容易快速掉回舒适区,不再干活。正确的办法是,做出科学的计划——把难的、复杂任务科学分解,使开始工作时,思路清晰,并且难易程度适当,不让人产生焦虑等负面情绪,也不需要大量高强度的自控力来维持工作状态。

如何制定工作计划

高效工作绝不是一坐在电脑前就开始闷头干活,而是先花一段时间对一天的工作有个科学的计划。下面对工作计划制定的要点进行总结,并不定期补充更新。

  • 宏观视野和大局观。宏观视野和大局观包括几个方面:第一,一段时间内有清晰具体的目标,比如,一天,一周要完成什么,达到什么目标。第二,完成任务需要哪些步骤、问题分为哪些方面有一个清晰的脉络和思路。第三,把任务事项按照优先级排序,优先完成重要的工作。
  • 心理舒适区

  • 科学分解任务。将一个任务在理解的基础上,科学分解为若干个容易完成的小任务。比如,每一项大约耗时一小时可以完成。如果无法给出完成具体“细分小任务”需要的大体时间,一般说明任务分解的不好;或者对问题没有还没有思考清楚、捋顺思路。合理分解好的任务,可以让人直接进入舒适区或者学习区,高效完成任务;如果任务分解不好,导致一开始就过于复杂,则容易进入恐慌区,要么难以完成任务,要么过多消耗有限的意志力,疲劳感很快到来。
  • 灵活的时间安排。每一项任务给出预计耗时,但不能太过死板,应该留出冗余的容错时间空间。也留出计划外新增任务的时间空间。
  • 制定计划的时间。应该在一天中状态最好的时间段内完成计划制定。早晨开始工作前,用半小时左右思考清楚要完成的事项,任务完成的基本思路、流程步骤,可以直接开启高效率的一天。或者前一天晚上睡前也很好,这样每天都有了一个带仪式感的结束,也对第二天有了清晰的展望。就像达-芬奇说的“勤劳一天可得一夜安眠”。(这话虽是他说的,但达芬奇似乎采用多相睡眠法,不需要一夜安眠……)
  • 精力分配的二八法则。人的精力总是有限的,而且在一天的实践中,状态也会有高低起伏。根据二八法则,精力最好的时间战20%,应该分配给指定计划、思考问题、捋顺思路、寻找灵感等这种高强度的脑力劳动;而一天中有大把的时间人得精力状态并不在巅峰,这时可以用来做重复性或者比较熟悉的容易的任务。比如,上午状态好的时候用来研究解决问题,并提出新的算法,把要点、流程图等列出来;下午和晚上可能状态不在巅峰,但因为思路方向清晰,把已经想好的算法用代码实现,是没有问题的。这样就保证一天的时间有最大产出,避免下午犯困时还在想算法,找思路,这样工作效率会大打折扣。
  • 正确的心态。承认自己精力有限,不跟自己过多较劲。合理分配精力,而不是过度用力,自己感动自己。


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